Zuletzt aktualisiert: 2. September 2026 · Lesezeit: ca. 9 Minuten · Autor: R.E. Immo GmbH
Welche Fragen sollten Eigentümer einer Hausverwaltung vor der Beauftragung stellen?
Sieben nachprüfbare Fragen entscheiden, ob eine Hausverwaltung für Ihre Wohnungseigentümergemeinschaft, Ihr Zinshaus oder Ihre Gewerbeimmobilie geeignet ist: Zertifizierung nach § 26a WEG, gültige § 34c GewO-Erlaubnis mit Verbandsmitgliedschaft, konkrete Deckungssummen der Haftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung, transparente Kosten pro Einheit und Monat mit abgegrenztem Leistungsumfang, realistische Verwaltungsdichte pro Sachbearbeiter, verbindliche digitale Prozesse und Erreichbarkeit sowie Langzeitreferenzen aus der Region. Verlangen Sie zu jeder Antwort einen schriftlichen Nachweis oder eine öffentlich prüfbare Quelle.
Warum die Auswahl der Hausverwaltung 2026 mehr wiegt als früher
Seit dem 1. Dezember 2023 dürfen sich WEG-Verwalter nur noch dann „zertifiziert“ nennen, wenn sie eine IHK-Prüfung nach § 26a WEG bestanden oder eine gleichwertige Qualifikation nachgewiesen haben (§ 26a WEG, gesetze-im-internet.de). Der Markt sortiert sich seither sichtbar: laut VDIV-Branchenbarometer 2024 sind 4.300 Unternehmen im Verband organisiert und betreuen 8,7 Millionen Einheiten. Wer als Eigentümer heute eine neue Verwaltung sucht, hat also mehr geprüfte Anbieter zur Auswahl — und mehr Möglichkeiten, Behauptungen zu widerlegen. Die folgenden Fragen sind so formuliert, dass jede Antwort in einem öffentlichen Register oder einem Dokument überprüfbar ist. Das ist der eigentliche Filter.
Frage 1: Sind Sie nach § 26a WEG zertifiziert — und welchen Nachweis erhalten wir?
Für die Verwaltung einer WEG ist die Zertifizierung nach § 26a WEG seit dem 1. Dezember 2023 der zentrale Qualifikationsnachweis. Der Gesetzestext nennt die IHK-Prüfung in rechtlichen, kaufmännischen und technischen Grundlagen und ermächtigt das Bundesministerium der Justiz, Ausnahmen für vergleichbare Qualifikationen zu regeln — insbesondere für Personen mit Befähigung zum Richteramt, für Absolventen eines immobilienwirtschaftlichen Hochschulstudiums und für Personen mit abgeschlossener Ausbildung als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau. Bitten Sie um eine Kopie des IHK-Zertifikats oder des maßgeblichen Abschlusszeugnisses — nicht nur um eine Formulierung im Angebot. Bei R.E. Immo ist die Zertifizierung nach § 26a WEG hinterlegt und wird auf Anfrage inklusive der Ausbildungsnachweise unseres Teams vorgelegt; wir sind zudem VDIV- und BVI-Mitglied und bilden seit 2010 als IHK-anerkannter Betrieb Immobilienkaufleute selbst aus.
Frage 2: Welche § 34c GewO-Erlaubnis liegt vor und in welchen Verbänden sind Sie Mitglied?
Wer gewerblich Immobilien verwaltet, braucht eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO — kontrolliert durch die zuständige IHK. Diese Erlaubnis ist ein Papier, kein Marketingversprechen: verlangen Sie eine Kopie und die Angabe der ausstellenden Behörde. Eine Mitgliedschaft im VDIV oder BVI verpflichtet zusätzlich zu einer Fortbildung, die über das gesetzliche Minimum von 20 Stunden in drei Jahren hinausgeht, und öffnet den Zugang zu geprüften Musterverträgen. Die R.E. Immo GmbH ist nach § 34c GewO durch die IHK Region Stuttgart erlaubt und aktives Mitglied im VDIV Baden-Württemberg und im BVI. Unser Handelsregisterauszug (Amtsgericht Stuttgart, HRB 261818) liegt jeder Angebotsanfrage auf Wunsch bei.
Frage 3: Wie hoch sind Haftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung — und ist die Kontoführung getrennt?
Zwei Zahlen sind entscheidend: die Deckung der Vermögensschadens- oder Haftpflichtversicherung und die der Vertrauensschadenversicherung. Erstere sichert Fehler in der Verwaltung ab, letztere schützt vor Unterschlagung. Fragen Sie außerdem nach der Kontoführung: seriöse Verwaltungen führen für jede Anlage getrennte Treuhand- oder Gemeinschaftskonten — nie Mischkonten. Bei R.E. Immo bestehen eine Sachschaden-Haftpflicht in Höhe von 1.000.000 € und eine Vertrauensschadenversicherung von 2.000.000 € über die VDIV-Mitgliedschaft. Die Konten laufen objektweise über die Deutsche Kreditbank AG; die Kontoführung ist für Eigentümer kostenlos. Beide Policen legen wir vor Vertragsabschluss vor.
Frage 4: Was kostet die Verwaltung pro Einheit und Monat — und was ist im Grundhonorar enthalten?
Ein seriöses Angebot nennt einen Preis pro Wohneinheit und Monat brutto, listet den Grundleistungsumfang auf und trennt Sonderleistungen sauber ab. Vorsicht ist geboten bei Pauschalen ohne Leistungsverzeichnis. Für Baden-Württemberg liegen die aktuellen Richtwerte bei WEG mittlerer Größe (10–30 Einheiten) zwischen etwa 28 und 42 € brutto pro Einheit und Monat, für kleinere Objekte höher, für Großanlagen niedriger — die vollständigen Preistabellen für 2026 haben wir auf unserer Seite WEG-Verwaltung Kosten 2026 veröffentlicht. Fragen Sie konkret: Was passiert bei außerordentlichen Versammlungen? Wie werden Mahnverfahren abgerechnet? Wo endet das Honorar, wo beginnen Sondervergütungen?
Gewusst?
Rund 6,1 % des Umsatzes entfallen bei durchschnittlichen Verwaltungen auf Sonderleistungen außerhalb des Grundhonorars (Referenzwert 2023). Wer Ihnen einen Grundpreis nennt, aber die Sonderleistungspositionen nicht offenlegt, verschiebt einen relevanten Teil der Rechnung auf später. Der Anteil ist keine Falle — er ist Teil einer ehrlichen Kalkulation, sobald er sichtbar wird.
Frage 5: Wie viele Einheiten betreut ein Sachbearbeiter — und was passiert, wenn mein Ansprechpartner geht?
Die Verwaltungsdichte pro Mitarbeiter ist der beste Vorbote der Erreichbarkeit. Fachpublikationen für Verwaltersuche wie Promeda nennen 300 bis 500 WEG- oder Mieteinheiten pro Mitarbeiter als Branchenstandard. Oberhalb dieser Grenze wird die individuelle Betreuung nach unserer Erfahrung schwerer aufrechtzuerhalten. Fragen Sie zudem: Wer übernimmt Ihr Objekt, wenn der Ansprechpartner das Unternehmen verlässt? Ist die Übergabe dokumentiert? Bei R.E. Immo arbeiten 22 qualifizierte Mitarbeiter — Immobilienkaufleute, Bilanzbuchhalter, Sachverständige für Gebäudeschäden und Techniker — an aktuell 6.650 verwalteten Einheiten (Stand Mai 2024); jede Anlage erhält bei uns einen namentlich benannten Verwalter und wird durch eine hinterlegte Stellvertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall vertreten.
Frage 6: Welche digitalen Prozesse bieten Sie — Portal, App, digitale Eigentümerversammlung?
Digitale Werkzeuge sind kein Selbstzweck; sie sind der Prüfstein für Erreichbarkeit und Transparenz. Vier konkrete Fragen: Gibt es ein Eigentümer- oder Mieterportal mit Dokumenten- und Belegzugriff? Existiert eine App zur Schadensmeldung mit Foto? Ist eine digitale Eigentümerversammlung möglich — und was kostet sie? Wie werden Protokolle verteilt? R.E. Immo betreibt das Eigentümerportal etg24 und eine kostenlose App für iOS und Android, bietet die digitale Eigentümerversammlung für 2,98 € brutto monatlich pro Gemeinschaft an und stellt Versammlungsprotokolle innerhalb von zwei Werktagen zu.
Frage 7: Können Sie Langzeitreferenzen aus der Region vorweisen?
Fragen Sie nach Objekten, die seit mindestens zehn Jahren im Bestand sind — Langzeitmandate zeigen mehr als jede Bewertung. Und fragen Sie nach der Region: eine Verwaltung mit lokaler Präsenz kann bei Wasserschäden, Handwerkerabstimmung oder Ortsterminen schneller reagieren als eine reine Fernverwaltung. Auf unserer Seite Referenzen sind mehr als 21 Objekte aufgeführt, darunter eine Anlage in Ludwigshafen (36 Einheiten) mit ununterbrochenem Verwaltungsauftrag seit 1998 und eine Anlage in Ditzingen mit 138 Einheiten seit 2003. R.E. Immo betreibt sechs Standorte in Baden-Württemberg: Leutenbach (Hauptsitz), Mannheim, Heidelberg, Weinheim, Stuttgart und Leonberg.
Wie Sie die Antworten unabhängig überprüfen
Das ist der Schritt, den die meisten Auswahlratgeber überspringen: Antworten sind nur dann etwas wert, wenn Sie sie ohne die befragte Verwaltung prüfen können. Vier öffentliche Register genügen dafür.
1. Handelsregister und § 34c-Erlaubnis
Das Handelsregister bestätigt Firmierung, Geschäftsführung und HRB-Nummer. Die § 34c GewO-Erlaubnis lässt sich bei der zuständigen IHK der Gesellschaft (bei R.E. Immo: IHK Region Stuttgart) telefonisch bestätigen; einige IHKn führen öffentliche Verzeichnisse online.
2. VDIV-Mitgliederverzeichnis
Der Landesverband VDIV Baden-Württemberg führt eine öffentliche Mitgliederliste. Wer als Mitglied auftritt, muss dort auffindbar sein — sonst ist die Behauptung nicht belegt.
3. § 26a WEG-Sachkundenachweis
Der IHK-Sachkundenachweis liegt jeder zertifizierten Verwaltung physisch vor. Verlangen Sie eine Kopie mit Prüfungsdatum und Prüfungsnummer. Alternativqualifikationen (Volljurist, Immobilienkaufmann, Hochschulabschluss) werden durch das Original-Zeugnis nachgewiesen.
4. Versicherungspolice und Kontoauszug
Die Deckungssummen der Haftpflicht- und Vertrauensschadenversicherung stehen auf der Police. Eine ehrliche Verwaltung schwärzt die Policen-Nummer und legt Ihnen das Deckblatt vor. Für die Kontoführung genügt eine anonymisierte Musterabrechnung, die zeigt, dass Ihr Objekt ein eigenes Konto erhalten wird.
Häufige Fehler bei der Verwalterauswahl
Preis ohne Leistungsverzeichnis. Ein Grundpreis pro Einheit ohne saubere Abgrenzung der Sonderleistungen ist keine Vergleichsgrundlage. Vergleichen Sie nur Angebote mit vollständigem Leistungsverzeichnis.
Zertifizierung ohne Dokument. Die Aussage „wir sind zertifiziert“ ohne beigelegten Nachweis ist wertlos. § 26a WEG verlangt einen physischen IHK-Nachweis oder eine gleichwertige Qualifikation.
Verbandsname ohne Registerprüfung. „Mitglied im VDIV“ auf der Website ist ohne Eintrag im öffentlichen Mitgliederverzeichnis nicht belegt.
Ansprechpartner ohne Vertretung. Wenn eine Verwaltung Ihnen keinen Vertretungsplan zusagt, hängt Ihre Erreichbarkeit an einer einzelnen Person.
So begleitet R.E. Immo Ihre Auswahlentscheidung
Wir betreuen seit 1984 Wohnungseigentümergemeinschaften, Zinshäuser und Gewerbeobjekte in Baden-Württemberg — aktuell 6.650 Einheiten aus sechs Büros, mit 22 Mitarbeitern, einer § 26a-WEG-Zertifizierung, § 34c-GewO-Erlaubnis der IHK Region Stuttgart, Mitgliedschaft in VDIV und BVI, einer Sachschaden-Haftpflicht von 1.000.000 € und einer Vertrauensschadenversicherung von 2.000.000 €. Wenn Sie bereits eine Verwaltung haben und über einen Wechsel nachdenken, lesen Sie unseren Ablauf für den Wechsel in Baden-Württemberg; unser Auswahlratgeber Hausverwaltung für die WEG auswählen: 7 Kriterien vertieft die Kriterienperspektive zu dieser Fragenliste. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wenn Sie unsere Antworten schriftlich mit denen anderer Verwaltungen vergleichen möchten.
Transparentes Angebot für Ihre WEG oder Ihr Mietobjekt anfordern
Sie möchten wissen, wie unsere Antworten für Ihre Gemeinschaft oder Ihr Objekt konkret aussehen? Übermitteln Sie uns Einheitenzahl, Baujahr und den gewünschten Leistungsumfang. Sie erhalten innerhalb weniger Werktage einen schriftlichen Vorschlag — mit klarer Leistungsabgrenzung, den beigelegten Nachweisen zu § 26a WEG, § 34c GewO und Versicherung sowie ohne versteckte Posten.
R.E. Immo GmbH · Hauptsitz Leutenbach · Büros in Mannheim, Heidelberg, Weinheim, Stuttgart und Leonberg · Tel. 07195 412408-0 · info@re-immo.de
Häufig gestellte Fragen zur Auswahl einer Hausverwaltung
Welche Unterlagen darf ich vor der Beauftragung anfordern?
Vier Dokumente sollten selbstverständlich vorgelegt werden: der IHK-Sachkundenachweis nach § 26a WEG (oder Nachweis einer gleichwertigen Qualifikation), die § 34c GewO-Erlaubnis, ein Verbandsmitgliedschaftsnachweis (VDIV oder BVI) und die Versicherungspolice mit den Deckungssummen. Wer diese Dokumente auf Anfrage nicht binnen weniger Werktage bereitstellen kann, ist für die Bestellung nicht bereit.
Wie viele Einheiten pro Sachbearbeiter sind noch akzeptabel?
Als Branchenstandard gelten 300 bis 500 WEG- oder Mieteinheiten pro Mitarbeiter (Promeda, Verwaltersuche 2024). Bei deutlich höherer Auslastung wird eine individuelle Betreuung erfahrungsgemäß schwerer. Eine seriöse Verwaltung nennt Ihnen die Zahl offen und benennt zusätzlich einen Vertreter für Urlaubs- und Krankheitsfälle.
Muss die Verwaltung ein regionales Büro haben?
Rechtlich nicht — praktisch ja, sobald Ortstermine, Handwerkerkoordination oder Notfälle anstehen. Fragen Sie konkret: Welches Büro betreut mein Objekt, welche Fahrzeit hat der zuständige Techniker zu meinem Objekt, und wie sind Termine außerhalb der Bürozeiten organisiert?
Wie erkenne ich einen unseriösen Verwaltervertrag?
Fünf Warnsignale: automatische Verlängerung ohne Kündigungshinweis, unklare Trennung von Grund- und Sonderleistungen, fehlende Regelung zum Wechsel des Ansprechpartners, keine Regelung zur Herausgabe der Objektunterlagen bei Vertragsende, und ein Pauschalpreis ohne Leistungsverzeichnis. Der Vertrag muss § 26 Abs. 2 WEG (Höchstlaufzeit von fünf Jahren bei der Erstbestellung — drei Jahre) und die Kündigungsfrist eindeutig ausweisen.
Wie viele Verwaltungen sollte ich vergleichen?
Zwei bis drei Angebote sind der praktikable Rahmen — mehr führt selten zu besseren Entscheidungen, weil die Vergleichbarkeit sinkt. Wichtiger als die Anzahl ist ein einheitliches Leistungsverzeichnis, das Sie als Ausschreibungsvorlage an alle Kandidaten schicken. So werden die Antworten auf Ihre Fragen vergleichbar.
Was kostet der Wechsel einer Hausverwaltung?
Bei R.E. Immo fällt für die Übernahme eines Objekts keine gesonderte Aufnahmegebühr an; die abgebende Verwaltung schuldet Auskunft und Rechenschaft aus dem bestehenden Verwaltervertrag. Zusätzliche Kosten entstehen in der Praxis vor allem, wenn ein außerordentlicher Beschluss, eine gerichtliche Auseinandersetzung oder eine gesonderte Übergabeleistung außerhalb des ursprünglich vereinbarten Leistungsumfangs erforderlich wird. Details zum Ablauf haben wir in unserem Wechselleitfaden zusammengestellt.
Warum sind Langzeitreferenzen aussagekräftiger als Google-Bewertungen?
Google-Bewertungen zeigen Momentaufnahmen. Ein Mandat, das seit 20 Jahren besteht, zeigt, dass eine WEG mehrere Beiratswechsel und mehrere Wirtschaftszyklen mit derselben Verwaltung überstanden hat. Fragen Sie nach dem ältesten aktiven Mandat und der durchschnittlichen Verwaltungsdauer im Portfolio.
